ZUS prowadzi ewidencję osób ubezpieczonych i płatników. Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych, ubezpieczonym jest osoba fizyczna, która podlega co najmniej jednemu z czterech możliwych typów ubezpieczeń. Mowa tu oczywiście o ubezpieczeniu emerytalnym, rentowym, wypadkowym i chorobowym. O ile w przypadku pierwszych trzech ubezpieczenie może być obowiązkowe bądź dobrowolne tak w przypadku wypadkowego można mówić jedynie o podleganiu obowiązkowym albo niemożności podlegania temu ubezpieczeniu.
ZUS może aktywnie prowadzić konta ubezpieczonych i płatników wtedy, gdy podlegają oni obowiązkowi ubezpieczenia w określonych ramach czasowych Okres ubezpieczeniowy, bo o nim mowa, powstaje według ustawy w dwóch przypadkach czyli w momencie powstania stosunku pracy bądź w momencie wystąpienia określonego stanu faktycznego w postaci posiadania stałych dochodów.
Okres ubezpieczeniowy kończy się natomiast z chwilą rozwiązania stosunku pracy lub utraty stałych dochodów. Ważne jest, iż terminu tego nie stosuje się w przypadku ubezpieczeń dobrowolnych. To, czy dana osoba podlega obowiązkowi ubezpieczenia, zależy od źródła posiadanego dochodu czyli tzw. tytułu ubezpieczenia.
W ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych jak też i na stronie internetowej ZUS został udostępniony zamknięty katalog podmiotów, któremu temu obowiązkowi podlegają. Wśród nich można wyodrębnić np.: pracowników wykonujący pracę w oparciu o umowę cywilnoprawną z wyłączeniem umowy o dzieło, osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą czy też duchowni i żołnierze. Zasadą jest, iż każdy ubezpieczony winien być traktowany tak samo bez względu na płeć, stan cywilny czy umysłowy.
