Wpis do EDG odbywa się na wniosek złożony przez przedsiębiorcę listownie bądź drogą elektroniczną. Oprócz wymogów formalnych, jakie należy spełnić, a które określa ustawa o swobodzie działalności gospodarczej, należy uiścić stosowną opłatę w wysokości 100zł.
Jeżeli złożony wniosek nie zawiera ustawowo wymaganych danych bądź nie został opłacony, organ, do którego on wpłynął, wzywa przedsiębiorcę do uzupełnienia formularza w ciągu 7 dni od momentu otrzymania informacji o zaistniałych nieprawidłowościach. Niezastosowanie się do tego pisma może w konsekwencji zakończyć się pozostawieniem wniosku bez rozpatrzenia. O wpisie do EDG decyduje właściwy organ w formie decyzji, która musi być wydana w ciągu 3 dni roboczych od daty wpłynięcia dokumentu bądź od daty uzupełnienia braków w formularzu i podlega ona klauzuli natychmiastowej wykonalności.
Samego wpisu do EDG dokonuje się poprzez wprowadzenie do systemu informatycznego danych zawartych w wydanej przez organ decyzji niezwłocznie po jej wydaniu. Zgodnie z brzmieniem art. 31 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej wpis jest dokonywany z chwilą zamieszczenia danych w rejestrze. Wypis przedsiębiorcy z EDG następuje natomiast również na podstawie decyzji, jednak dopiero w momencie, gdy staje się ona ostateczna.
Organ rozpatrujący wniosek przedsiębiorcy może wydać decyzję odmowną o wpisie do EDG jedynie w określonych przypadkach. Główne zarzuty dotyczą wtedy charakteru prowadzonej działalności, której nie obejmują przepisy ustawy bądź też osoba składająca wniosek była do tego nieuprawniona albo orzeczono sądownie wobec niej zakaz prowadzenia określonej formy działalności, o którą wnioskowała.
