Prowadzenie niemal każdego przedsiębiorstwa wiąże się z wytwarzaniem mniejszej lub większej ilości dokumentów. Nie wszystkie można oddać „pod opiekę” do biura rachunkowego, niektóre z nich należy przechowywać na miejscu w firmie. Powstaje zatem problem, jak je poukładać, aby zachować porządek w dokumentach oraz spełnić dodatkowo wszystkie wymagane przez prawo obowiązki. W tym celu warto wprowadzić w firmie odpowiedni system zarządzania dokumentami, który ułatwi ich segregację. Nie musi być to system elektroniczny, który często jest drogi i mali przedsiębiorcy nie mogą sobie na niego pozwolić. Wystarczy stworzyć kilka prostych zasad segregacji i przechowywania dokumentów. Należy jednak pamiętać, aby wprowadzony system zarządzania dokumentami był zgodny z obowiązującymi przepisami prawa. Przykładowo prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest ściśle określone ustawą i nie można jej układać w inny, dowolny sposób. Pracująca w firmie księgowa lub księgowa z biura rachunkowego z pewnością udzieli przedsiębiorcy cennych wskazówek w tym temacie.